03/05/2016

Cómo organizar la movilidad para un congreso: 6 claves para todo vaya sobre ruedas

¿Tu empresa organiza o participa en un congreso y eres el encargado de la planificación? Si es así, contratar una empresa alquiler de coches con conductor que se ocupe del transporte para congresos y convenciones es uno de los primeros pasos que debes dar.

La movilidad de tus clientes y el resto de asistentes al recinto en el que se celebra tu convención es un aspecto clave, porque necesitas que todos lleguen a tiempo y se sientan cómodos en sus traslados.

Te damos algunos consejos para que no se te escape nada:

 

1. Focaliza el servicio en una única compañía

Tus invitados vendrán de diferentes ciudades y países, unos llegarán en avión, otros en tren y algunos de ellos ni siquiera conocerán la ciudad en la que se organiza tu evento.

Así que es fundamental que trabajes con un único colaborador que ofrezca un servicio integral de transporte puerta a puerta y traslados al aeropuerto de Madrid para que todo sea mucho más fácil y no tengas que planificar la movilidad con varios interlocutores. Te ahorrará mucho tiempo y trabajo.

 

2. Puntualidad y precisión, las claves de tu éxito

Una de tus principales preocupaciones es que todo vaya sobre ruedas, y uno de tus objetivos es la puntualidad. De ello dependerá el éxito de la agenda del evento.

Tu alquiler de coches para eventos debe garantizarte la mayor precisión posible para que todo el mundo llegue a tiempo.

 

3. Un tipo de vehículo para cada tipo de traslado

La diversidad de asistentes requiere una flota variada de vehículos para cubrir cada necesidad.

Además, cada invitado llegará a diferentes horas, y a través de distintos medios de transporte, por lo que es esencial optimizar cada movimiento para abaratar costes y ganar en eficiencia.

Cuenta con minibuses y furgonetas para quienes lleguen a estaciones o aeropuertos en pequeños grupos. Por su parte, si la llegada es numerosa, contrata vehículos como autobuses que te permitan un traslado masivo.

 

Para los VIP, el alquiler de coches de alta gama será la opción idónea. Piensa en qué tipo de transporte requieres antes de tomar una decisión.  

Asimismo, la distancia obligará a algunos de ellos a quedarse a dormir en tu ciudad, por lo que necesitarás planificar movimientos más allá de un simple día, y además contar con un servicio 24/7 que cubra su acompañamiento hasta su hotel.

 

4. Cuenta con chóferes profesionales que hablen varios idiomas

Seguro que tienes clientes de varias nacionalidades, que hablan varios idiomas, y necesitas comunicarte con todos ellos, ofrecerles un trato cercano con el que se sientan a gusto.

Asegúrate de que los chóferes puedan comunicarse con todos y cada uno de tus invitados.  

 

5. Prioriza la adaptabilidad y el compromiso

A veces los horarios de los vuelos y trenes son imposibles, y cabe la posibilidad de que alguna avería o la propia meteorología provoquen retrasos en la llegada de los asistentes a tu congreso.

Con el fin de paliar las consecuencias de cualquier imprevisto, contrata un servicio de alquiler de coches con conductor que se te adapte a cualquier situación y que se comprometa a darte servicio 24 horas durante los días contratados.

 

6. Ya lo tienes todo a punto, ahora disfruta del evento

Si has seguido todos nuestros consejos, todo ha funcionado como esperabas y tu evento ya está a punto.

Relájate, atiende a todos los asistentes y disfruta del congreso en el que llevas tanto tiempo trabajando. Es hora de sentirse satisfecho por el trabajo bien hecho.

 

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