07/11/2017

¿Cómo organizar un congreso para una multinacional?

Organizar un congreso para la multinacional en la que trabajas puede resultar un trabajo arduo y costoso. Pero nada más lejos de la realidad: con ganas, ideas y tiempo todo irá sobre ruedas. Como muchas veces, lo que falta precisamente es tiempo, en este artículo te ofrecemos consejos clave para que la organización de un congreso internacional sea todo un éxito.

ESCOGE FECHA, PAÍS Y DURACIÓN

Si no hay una fecha predeterminada por la dirección de la empresa, te recomendamos escoger una fecha que sea significativa para tu multinacional, como el aniversario de su fundación, y que no coincida con ningún día festivo en los países a los que pertenece la entidad. Una vez la fecha esté marcada en rojo en el calendario, lo siguiente es escoger el país en el que se va a celebrar el encuentro. Sea cuál sea tu elección, lo importante es que tengas en cuenta que hayan buenas conexiones de transporte.

Para perfilar mejor la agenda, también hay que decidir cuánto tiempo durará el congreso que irá en función de las actividades que quieras realizar. Lo recomendable es un mínimo de 3 días y un máximo de 5, para favorecer a la adaptación del cambio de horario –en caso de que lo existiera- y para que se puedan abordar los máximos temas posibles.

SAVE THE DATE

Seguidamente, prepara una invitación Save the date con gancho para enviar a través de un e-mailing a todos los que deban acudir y así queden enterados de en qué fecha se va a realizar el encuentro. Indica la necesidad de confirmación antes de una fecha límite, con el fin de que, como organizador, tengas tiempo suficiente para coordinarlo todo. También es interesante que presentes ya el tema sobre el que va a tratar el congreso internacional.

ELIGE PONENTES Y RESERVA ESPACIOS

Con la ciudad y la fecha clara, lo siguiente es ponerse manos a la obra para ver qué ponentes deben protagonizar las charlas y coloquios del congreso. Asimismo, la elección del lugar en el que se va a celebrar el congreso internacional es esencial. Como organizador apuesta por un auditorio, palacio de congresos u hotel de convenciones, en los que los medios e infraestructuras ya están adaptados a este tipo de eventos.

En base a ello, debes escoger y reservar vuelos, trenes, hoteles para los asistentes, así como restaurantes y lugares en los que se realizarán las actividades de ocio, paralelas al congreso de tu multinacional. También es interesante contar con coches con chófer para trasladar a todos los participantes de un punto a otro, bien sea en bus, minibús o coches con conductor. Asegúrate de reservar con antelación suficiente para que no se te eche el tiempo encima y el evento salga a pedir de boca.

PREPARA LA HOJA DE RUTA

No puedes olvidar diseñar un horario para que los asistentes al evento tengan claro el orden en el que se van a desarrollar las ponencias.

Al mismo tiempo, puedes diseñar las actividades que se van a realizar durante el encuentro. Además comidas y actos corporativos que inviten al networking entre los asistentes, puedes organizar una visita por las sedes de la multinacional que se encuentren cercanas al congreso.

También es interesante que prepares alguna actividad de ocio, relacionada con la cultura del país. Por ejemplo, si la visita es en España no te olvides de incluir en tu lista acudir a un tablao flamenco; o degustar una buena paella. Piensa en los desplazamientos de los participantes en el encuentro y ofréceles un servicio de transporte puerta a puerta en Madrid para que la visita a las filiales de una multinacional le resulte lo más cómoda posible.

ANTÍCIPATE A LOS IMPREVISTOS

Para evitar contratiempos de última hora que puedan deslucir tu trabajo, ten a mano una buena agenda de profesionales. Ve siempre un paso por delante de todo lo que hayas organizado y sé efectivo en tus gestiones. Por ello, desde Anser Europe, como expertos en el alquiler de vehículos con conductor, nos adaptamos a las necesidades del congreso internacional de tu multinacional y cubrimos el recorrido diseñado. Infórmate de nuestros precios sin compromiso.