10/01/2017

Cómo organizar una visita a las instalaciones de tu compañía en 5 pasos

Si estás pensando en realizar visitas guiadas a tu empresa pero no sabes cómo hacerlo, estás de suerte, ya que en Anser Europe, nuestra empresa de alquiler de coches con conductor, te vamos a revelar los 5 pasos necesarios para que triunfes en cualquier visita a las instalaciones de tu compañía.

Organizar visitas guiadas a empresas es una de las acciones de marketing de la que mejor resultados se obtiene en cuanto a fidelización, motivación e incluso capacitación del público objetivo. Y es que estas visitas pueden ir dirigidas a empleados, clientes o consumidores, dependiendo de cuál sea el público objetivo de la estrategia de comunicación que se esté llevando a cabo.

En Anser Europe, como empresa de gestión de visitas de negocios, sabemos lo potentes y eficaces que son estas acciones y el valor añadido que adquieren las empresas que lo realizan, por ello vamos a revelar los pasos necesarios para organizar una visita a las instalaciones de tu compañía.

 

1. Invitación y confirmación

El primer paso para organizar una visita es realizar una lista de invitados y enviar las invitaciones. En ellas debe indicarse la fecha, la duración, el motivo de la visita, el aforo, el recorrido, los servicios, si alguien tiene una necesidad especial, si irá acompañado, si requiere de un chófer y muy importante, que confirme la asistencia con su información personal.

Una vez todo el mundo haya confirmado, se debe realizar una Excel con la información de cada invitado para que el día de la visita se tenga a un golpe de vista las necesidades de cada invitado y su identificación.  

2. Contrata los servicios necesarios

Es momento de organizar y contratar todos los servicios que vamos a requerir para ese día. Hay que tener en cuenta el catering, los recepcionistas, personal de seguridad, personal para orientar e indicar a los invitados y por último, una empresa de alquiler de coches con conductor que lleve a los invitados.

La organización de un viaje de negocios es agotadora y una gran responsabilidad, por lo que hay que tener en cuenta que cada detalle, y cuanto más especiales se sientan los invitados  o clientes, con más cariño recordarán la empresa y más los fidelizarás. Uno de los servicios que más agradecen los invitados es que tengan un chófer que les lleve a la empresa y les devuelva a casa. A parte de la comodidad, es un servicio tan personalizado que el invitado siente que se están tomando molestias por él y que realmente importa a la empresa.

3. Tenlo todo preparado con antelación

No hay que dejar nada para última hora, ya que si algo no funciona según lo previsto puede menoscabar todo el esfuerzo e ilusión puesto en la visita. Por ello, antes del gran día debemos tener controlado el catering, ensayar y conocer qué van a realizar el personal de seguridad, recepcionistas y orientadores, realizar y ensayar los discursos, tener a punto la ambientación, la empresa de alquiler de coches, los posibles obsequios a los invitados y comprobar que funcionan los elementos audiovisuales y tecnológicos de los que vamos a hacer uso.

4. Cuidar los detalles el día el de la visita guiada a tu empresa

Realmente todo el trabajo se ha realizado previamente y ahora solo queda disfrutar de la visita y acoger de la mejor forma a los invitados. Eso sí, si contratas empresas profesionales eficientes y puntuales podrás evitar esos imprevistos de última hora que pueden jugarte una mala pasada.

5. Los finales importan

Este es uno de los puntos más importantes del día, ya que por muy bien que haya ido la visita, si descuidamos el final puede irse al traste. Hay que realizar una despedida en la que se agradezca a los invitados su visita y acompañarles hasta la puerta.  Y qué mejor puerta en la que despedirles que en la de su propia casa, ya que si dispones de una empresa de vehículos con conductor que lleven a los invitados a su casa, se les queda el mejor sabor de boca posible del día y de la empresa.

Al final del discurso si ha asistido la prensa hay que entregarles una nota de prensa y declaraciones para facilitarles en la medida de lo posible su trabajo y que hagan difusión del evento.

Por último, también hay que prestar especial atención a las redes sociales, ya que es muy importante saber qué se está diciendo sobre nosotros e interesante difundir fotografías, declaraciones e impresiones de la visita.

En Anser Europe disponemos de una flota de vehículos muy variada dependiendo de cuáles sean tus necesidades. Si quieres contratar a una empresa de alquiler de vehículos para tu visita de negocios, no dudes en contactar con nosotros, estaremos encantados de escucharte y resolver tus cuestiones.