16/08/2016

Visitas de negocios: consejos para ser más eficiente en tus traslados de trabajo

Los viajes o visitas de negocios son una parte indispensable de las empresas que quieren expandirse y crecer a otros países o ciudades.  Los traslados de trabajo permiten a las compañías llevar sus productos o servicios a un mercado mayor y aumentar su reconocimiento.

Hasta hace algunos años, estos viajes se realizaban más comúnmente por empresas multinacionales, grandes compañías con un gran número de empleados. Sin embargo, la globalización de mercados y la entrada de internet en el paradigma empresarial han provocado que las pequeñas y medianas empresas se interesen también por esta expansión y comiencen a organizar viajes de negocios.

Los principales problemas que se presentan cuando se planea un viaje de negocios son los costes y el tiempo. Las empresas quieren que sus viajes no supongan un coste demasiado elevado, pero además, que sus empleados optimicen el tiempo al máximo para que la estancia pueda ser más corta y efectiva.

En Anser europe, empresa de alquiler de coches con conductor en Marbella y Madrid, somos expertos en viajes y visitas de negocios y conocemos los aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de saber cómo organizar un viaje de negocios. Para ahorrarte mucho tiempo en tu planificación y ayudarte a que tu viaje de negocios sea mucho más eficiente, te damos algunos consejos imprescindibles para que no pierdas ni un minuto en cosas innecesarias.  

 

  1. Mantente conectado con la oficina

Uno de los aspectos que más preocupa a las compañías cuando sus empleados deben marchar a una visita de negocios es la realización de las tareas diarias. La ausencia de un miembro del equipo supone una carga de trabajo extra para sus compañeros y la desorganización de la rutina en la oficina.

La tecnología ha puesto solución a esto ya que ahora se puede instalar la red de la oficina en el ordenador portátil, el móvil o la Tablet de cualquier trabajador. Así podrás seguir conectado con el trabajo durante tus viajes y aprovechar los traslados para realizar tus tareas diarias.

Además, estar conectado permite también acceso constante a la información de la empresa por si surge algún imprevisto en la reunión o necesitas algún dato concreto.

Otra cuestión crucial es que te asegures de realizar una copia de seguridad de tu trabajo. No querrás que por un descuido o un problema informático inesperado se pierda toda la información que necesitas para tu reunión.

 

  1. Ten tus reservas a mano durante el viaje

Llevar toda la documentación de tus reservas, horarios y conexiones puede ayudarte a la hora de organizar tu tiempo durante el viaje.

En la actualidad, existen aplicaciones específicas, como Triptl, para realizar esta tarea que son muy útiles para tenerlo todo controlado y poder reaccionar a tiempo ante imprevistos.

Es esencial también que descargues las aplicaciones oficiales de las compañías de vualos para poder gestionarlas en tiempo real en caso de cancelación, retraso, etc.

 

  1. Recaba toda la información posible de tu destino antes de viajar

Cuanto más lejos esté tu destino, más información necesitarás sobre él para que no falle nada durante tu visita. Los horarios de apertura y cierre de establecimientos, situación de los bancos y cajeros más cercanos, localización del hotel, distancia del aeropuerto, etc. son algunos de los datos que necesitarás conocer para tu estancia.

Internet tiene toda esa información pero para que ahorres tiempo navegando entre blogs y webs, te recomendamos recurrir a ICEX, el portal de exportaciones e inversiones del ministerio que contiene una recopilación de guías de viaje con información muy útil.

 

  1. Define los objetivos de tu viaje de forma clara

Los objetivos de la visita deben estar muy bien definidos, no es lo mismo viajar para darte a conocer a nuevos clientes que para cerrar un acuerdo en el que ya has estado trabajando durante meses o negociar sobre las condiciones ya pactadas con anterioridad.

Antes de viajar debes tener muy claro qué esperas de tu visita y focalizar todo tu tiempo y tus esfuerzos en conseguirlo, para que el traslado no sea una pérdida de tiempo y dinero para la empresa.

 

  1. Gestiona tus medios de transporte correctamente

Es también fundamental que la empresa gestione un plan anual de eventos para prevenir las visitas de negocios a las que pretende asistir ese año. De ese modo será más fácil reservarlos con antelación y conseguir precios más competitivos.

Además, si tu empresa planea realizar varios viajes es conveniente que los gestione todos con la misma compañía e intente centralizar al máximo los traslados para beneficiarse de ofertas especiales, como acumulación de puntos o descuentos para próximos viajes.

Asimismo, la contratación de un coche con conductor para el transporte privado al aeropuerto de Barajas también es un método de ahorrar tiempo y optimizar los gastos.

 

  1. Lleva contigo tarjetas de visita para que recuerden cómo contactarte

El objetivo último de tu visita es hacer contactos y conseguir que tu estancia signifique nuevos negocios para tu empresa. Por eso no puedes olvidar llevar contigo tarjetas de visita con tus datos de contacto para que te recuerden cuando te marches y puedan contactar contigo sin problemas.

También es interesante que tu solicites una tarjeta de visita suya para tener su número de teléfono e intentar recordarles lo hablado en el viaje en el caso de que ellos no contacten contigo.

 

Un viaje de negocios siempre es una inversión de futuro, en Anser Europe trabajamos para que los traslados durante las visitas congresos y ferias de negocios sean eficientes, puntuales y fiables. Contacta con nosotros e infórmate de nuestros servicios.